Criar um arquivo Excel no SharePoint pode ser uma maneira útil de garantir que todos na sua equipe tenham acesso ao mesmo documento, não importa onde estejam. Este guia mostrará como criar um arquivo Excel compartilhado no SharePoint, bem como os benefícios de usar este sistema. Com este guia, você poderá aproveitar os benefícios de compartilhar um arquivo Excel no SharePoint e aprender as etapas simples para que isso aconteça.
Criando um arquivo Excel compartilhado no Sharepoint: Para criar um arquivo Excel compartilhado no Sharepoint, siga estas etapas:
- Abra o Sharepoint em seu navegador.
- Escolha a biblioteca onde deseja armazenar o arquivo.
- Clique no botão Carregar para carregar o arquivo Excel.
- Depois que o arquivo for carregado, clique nele para abri-lo.
- Vá para a guia Arquivo e selecione Compartilhar.
- Digite os nomes das pessoas com quem você gostaria de compartilhar o arquivo.
- Escolha o nível de acesso que você deseja conceder a eles.
- Clique em Compartilhar para finalizar.
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Como criar um arquivo Excel compartilhado no SharePoint?
O SharePoint é uma poderosa ferramenta de colaboração baseada na nuvem que permite às organizações armazenar, acessar e colaborar em documentos, planilhas e outros ativos digitais. Muitas empresas usam o SharePoint para hospedar seus dados e documentos na nuvem, e é uma excelente ferramenta para compartilhar planilhas do Excel com colegas e parceiros externos.
Criar um arquivo Excel compartilhado no SharePoint é fácil e direto e requer apenas algumas etapas simples. Neste artigo, explicaremos exatamente como fazer isso.
Etapa 1: fazer upload do arquivo Excel para o SharePoint
A primeira etapa para criar um arquivo Excel compartilhado no SharePoint é carregar o arquivo no site do SharePoint. Para fazer isso, você precisará fazer login em sua conta do SharePoint e navegar até a biblioteca de documentos onde deseja armazenar o arquivo. Quando estiver na biblioteca de documentos, clique no botão Upload e selecione o arquivo Excel do seu computador.
Depois que o arquivo for carregado, você pode dar um nome a ele e adicionar qualquer informação adicional que queira armazenar sobre o arquivo. Quando terminar, clique em Salvar e o arquivo será carregado no site do SharePoint.
Etapa 2: definir segurança e permissões
Depois que o arquivo for carregado no SharePoint, a próxima etapa é definir a segurança e as permissões do arquivo. Isso determinará quem pode acessar o arquivo e o que pode fazer com ele. Para definir a segurança e as permissões, clique no botão Configurações na biblioteca de documentos e selecione Permissões.
A partir daqui, você pode definir as permissões do arquivo. Por exemplo, você pode tornar o arquivo público para que qualquer pessoa com o link possa acessá-lo ou pode torná-lo privado e restringir o acesso a pessoas específicas. Você também pode definir níveis de permissão específicos, como Ler ou Editar, para diferentes usuários ou grupos.
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Etapa 3: compartilhe o arquivo Excel
Depois que a segurança e as permissões forem definidas, a próxima etapa é compartilhar o arquivo Excel. Para fazer isso, clique no botão Compartilhar na biblioteca de documentos e insira os endereços de e-mail das pessoas com quem deseja compartilhar o arquivo. Você também pode adicionar uma mensagem explicando por que está compartilhando o arquivo.
Quando terminar, clique em Enviar e o arquivo será compartilhado com as pessoas que você especificou. Eles receberão um email com um link para o arquivo e poderão acessá-lo usando sua conta do SharePoint.
Etapa 4: definir notificações de arquivo
Depois que o arquivo Excel for compartilhado, a próxima etapa é definir notificações de arquivo. Isso permitirá que você seja notificado sempre que alguém fizer alterações no arquivo. Para definir notificações de arquivos, clique no botão Configurações na biblioteca de documentos e selecione Alertas.
A partir daqui, você pode escolher quais tipos de notificações deseja receber. Por exemplo, você pode ser notificado sempre que o arquivo for modificado, quando alguém comentar no arquivo ou quando alguém criar uma nova versão. Assim que as notificações forem definidas, você será alertado sempre que alguém fizer alterações no arquivo.
Etapa 5: colabore no arquivo Excel
A última etapa é colaborar no arquivo Excel. O SharePoint facilita a colaboração em arquivos em tempo real, e você pode fazer isso com o arquivo Excel que acabou de criar. Para começar a colaborar, clique no botão Colaborar na biblioteca de documentos e selecione Editar no navegador.
Isso abrirá o arquivo Excel no navegador e você e seus colaboradores poderão fazer alterações no arquivo em tempo real. Você também pode bater um papo na janela de bate-papo e todas as alterações serão salvas automaticamente.
Etapa 6: Baixe o arquivo Excel
Quando terminar de colaborar no arquivo Excel, você poderá baixá-lo para o seu computador. Para fazer isso, clique no botão Baixar na biblioteca de documentos e selecione Baixar como Excel. Isso fará o download do arquivo para o seu computador e você poderá usá-lo como desejar.
Etapa 7: gerenciar o controle de versão
O SharePoint também facilita o gerenciamento do controle de versão do arquivo Excel. Para fazer isso, clique no botão Configurações na biblioteca de documentos e selecione Histórico de versões. Isso abrirá uma lista de todas as versões do arquivo e você poderá ver as alterações feitas no arquivo ao longo do tempo.
Você também pode restaurar uma versão anterior do arquivo, se necessário. Para fazer isso, selecione a versão que deseja restaurar, clique em Restaurar e a versão será restaurada ao estado anterior.
Etapa 8: exclua o arquivo Excel
Quando terminar de trabalhar com o arquivo Excel, você poderá excluí-lo do SharePoint. Para fazer isso, clique no botão Configurações na biblioteca de documentos e selecione Excluir. Isso excluirá permanentemente o arquivo do site do SharePoint e ele não estará mais disponível para visualização ou download.
Etapa 9: gerenciar espaço de armazenamento
Quando terminar de gerenciar o arquivo Excel, você poderá gerenciar seu espaço de armazenamento para garantir que tenha espaço suficiente para todos os seus arquivos. Para fazer isso, clique no botão Armazenamento na biblioteca de documentos e selecione Gerenciar armazenamento.
A partir daqui, você pode visualizar a quantidade de espaço de armazenamento usado e a quantidade de espaço de armazenamento restante. Você também pode excluir arquivos desnecessários para liberar espaço de armazenamento.
Etapa 10: monitorar a atividade do arquivo
Finalmente, você pode monitorar a atividade dos arquivos para garantir que eles estejam sendo acessados e usados de maneira adequada. Para fazer isso, clique no botão Atividade na biblioteca de documentos e selecione Monitorar. Isso mostrará quem acessou o arquivo e quando, bem como quaisquer alterações feitas no arquivo.
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Você também pode definir alertas para ser notificado sempre que alguém acessar o arquivo ou fizer alterações nele. Isso ajudará você a controlar quem está acessando o arquivo e o que estão fazendo com ele.
Perguntas frequentes relacionadas
Como criar um arquivo Excel compartilhado no SharePoint?
Responder:
Criar um arquivo Excel compartilhado no SharePoint é uma ótima maneira de colaborar com outras pessoas em um projeto ou armazenar dados importantes. A primeira etapa é criar um site SharePoint. Você pode fazer isso entrando no portal do Office 365 e criando um novo site do SharePoint. Depois que o site for criado, você poderá adicionar o arquivo Excel ao seu site, carregando-o na biblioteca de documentos. Você pode então compartilhar esse arquivo com outros usuários, concedendo-lhes permissões de edição. Isso permitirá que eles visualizem, editem e comentem o arquivo compartilhado. Depois que o arquivo for compartilhado, quaisquer alterações feitas por alguém serão refletidas no arquivo.
Concluindo, criar um arquivo Excel compartilhado no SharePoint é um processo simples e direto. Com a ajuda deste guia, você pode criar facilmente um arquivo Excel compartilhado para compartilhar e colaborar com seus colegas. Isso permite que você acompanhe todas as informações importantes em um só lugar, tornando a colaboração mais eficiente e produtiva. Com apenas alguns cliques e alguns minutos do seu tempo, você pode criar rapidamente um arquivo Excel compartilhado no SharePoint.
