Como compactar e reduzir o tamanho da caixa de correio no Microsoft Outlook

Se sua caixa de correio estiver ficando cheia, talvez seja necessário comprimi-la ou reduzi-la. Aqui estão algumas dicas sobre como fazer isso no Microsoft Outlook. Primeiro, abra o Outlook e vá para a guia Arquivo. Em seguida, selecione Opções e clique em Mail. Sob o cabeçalho Enviar/Receber, clique no botão Esvaziar Lixeira. Isso excluirá todos os itens que estiverem na pasta Lixeira e liberará algum espaço. Em seguida, vá para a guia Pastas e clique em Exibir configurações. Na caixa de diálogo Exibir configurações, clique no botão Esvaziar pastas. Isso excluirá todas as pastas vazias em sua caixa de correio. Por fim, vá para a guia Arquivo e clique em Ferramentas de limpeza. Na caixa de diálogo Ferramentas de limpeza, clique no botão Limpeza da caixa de correio. Isso permitirá que você exclua todos os itens antigos ou não utilizados em sua caixa de correio. Seguindo essas etapas, você poderá reduzir o tamanho de sua caixa de correio e evitar que ela fique cheia.

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Microsoft Outlook , um cliente para Outlook ou um serviço de email Live, salve emails e anexos offline. À medida que você recebe e envia e-mails, o tamanho do banco de dados continua a crescer. Embora garanta que você possa acessar seu e-mail quando não estiver conectado à Internet, também significa que sua caixa de correio continua crescendo. Nesta postagem, explicaremos como você pode compactar e reduzir o tamanho da caixa de correio no Microsoft Outlook.

Encolher e reduzir o tamanho da caixa de correio no Microsoft Outlook

A desvantagem de uma caixa de correio maior é que ela torna as coisas mais lentas. Descobrir e procurar algo leva mais tempo. Além disso, os provedores de serviços de email, como o Office 365, limitam o tamanho máximo da caixa de correio. Isso significa que, a menos que você reduza o tamanho da caixa de correio no Microsoft Outlook, não poderá enviar ou receber emails.

Onde estão armazenados todos os dados da caixa de correio do Outlook

Se você usar o recurso POP ou IMAP, todos os arquivos, e-mails, pastas, contatos etc. serão armazenados em um arquivo de dados do Outlook (.pst). Se você estiver usando uma conta do Office 365, Exchange ou Outlook.com, os dados da sua caixa de correio estarão disponíveis em um arquivo de dados do Outlook offline (.ost). Embora a exclusão de e-mails e anexos possa ajudar se você salvar todas as informações em um arquivo PST, ele não será compactado sozinho.

A anotação: Discutimos mais duas maneiras de excluir arquivos do Outlook. Se você usá-los e reduzir manualmente o tamanho do arquivo da caixa de correio, isso ajudará no futuro.

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Compactar e encolher arquivo de dados do Outlook (.pst)

O benefício de um arquivo PST é que, quando os e-mails são excluídos, ele compacta automaticamente o banco de dados em segundo plano. O processo de compactação ocorre quando você não está usando o Outlook. Você também pode compactá-lo fazendo o seguinte manualmente:

1. Abra o Outlook e exclua itens indesejados. Quando excluídos, os arquivos acabam na pasta Itens Excluídos. Clique com o botão direito e limpe-o.
2. Clique em Arquivo > Configurações da conta > Configurações de Conta .
3. Troque para arquivos de data aba. Selecione o arquivo de dados que deseja compactar. Em seguida, clique em Configurações .
4. Clique na guia Avançado> Configurações do arquivo de dados do Outlook.
5. Na caixa de diálogo Opções de arquivo de dados do Outlook, clique em Comprimir agora e depois clique Multar .

Dependendo do tamanho do arquivo PST, a compactação pode levar alguns minutos.

Compactar e encolher arquivo de dados do Outlook offline (.ost)

Muitas contas de e-mail usam um arquivo de dados do Outlook offline para armazenar dados. Um arquivo de dados OST ou offline do Outlook é semelhante a um arquivo de dados PST ou Outlook, com uma exceção. Você não pode importar ou exportar para um arquivo de dados do Outlook offline (.ost).

1. Clique arquivo > Configurações da conta, Configurações da conta .
2. Sobre arquivos de data , clique no arquivo de dados que deseja compactar e clique em Configurações .
3. Clique no ícone Avançado guia> Opções de arquivo de dados do Outlook .
4. Na caixa de diálogo Opções de arquivo de dados do Outlook, clique em Comprimir agora e depois clique Multar .

Use uma ferramenta de limpeza de e-mail

O Outlook oferece uma ferramenta interna de limpeza de e-mail, ou você pode usar Ferramenta de limpeza de anexos do Outlook para procurar mensagens antigas e grandes que podem ser excluídas ou movidas para um arquivo PST. Ele também pode excluir cópias de e-mails que entram em conflito com o servidor de e-mail. Às vezes apagamos arquivos do servidor, mas eles continuam disponíveis no cliente, ocupando espaço.

Execute a ferramenta de limpeza da caixa de correio

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1. Clique em Arquivo > Ferramentas > Limpeza da caixa de correio.
2. Selecione Exibir tamanho da caixa de correio, Localizar itens anteriores a, Localizar itens maiores que, Exibir tamanho de item excluído, Esvaziar pasta para itens excluídos, Exibir tamanho de conflito ou Esvaziar conflitos para executar a tarefa desejada.

Use a ferramenta de limpeza de conversa

Outlook para Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office for Business Outlook 2013 e outros ferramenta de limpeza de conversas . Conversas ou correspondência por e-mail são a mesma coisa. A 'ferramenta de conversa' é inteligente. Ele avaliará o conteúdo de cada mensagem e, se parte do e-mail estiver disponível em alguma das mensagens de visualização, ele o excluirá.

Você tem três opções adicionais para compactar e reduzir o tamanho da caixa de correio no Microsoft Outlook

• Limpar verifica a conversa selecionada.
• A Limpeza de pasta procura a pasta selecionada.
• A pasta limpa e as subpastas também verificam as subpastas.

Estas são as melhores dicas para ajudá-lo a compactar e reduzir o tamanho da caixa de correio no Microsoft Outlook. No entanto, sempre tome cuidado para não excluir acidentalmente arquivos importantes.

Consulte Mais informação : Como otimizar e acelerar o Microsoft Outlook .